Numarul de evenimente organizate la noi este in continua crestere. Tendinta pare a fi ca aceste evenimente sa fie organizate fara sprijinul unei firme specializate in organizare de evenimente sau macar a unui consultant in domeniu, probabil din motive financiare. Rezultatele insa sunt pe masura.
Asa ca, pentru ca intre auditori pot fi si oameni care mai stiu cu ce se mananca partea cu organizarea de evenimente, dar in special pentru ca un eveniment (mai ales unul cu taxa, dar nu numai) trebuie sa arate un anumit respect fata de cei prezenti in sala, m-am gandit sa va prezint cateva idei principale despre partea organizatorica, logistica a evenimentului. Detaliile, intr-o intalnire dedicata.
- Tema si speaker
Intai de toate, un eveniment nu se organizeaza de amorul artei. Nu facem evenimente pentru ca trebuie sa bifam in agenda ca am facut evenimente. Evenimentul trebuie sa aiba un scop – scopul nu trebuie caritabil, poate fi si faptul ca vrei sa iti largesti o baza de date de potentali clienti.
Odata ce stii de ce vrei sa faci un eveniment, care este scopul clar al acestuia, trebuie sa alegi tema si vorbitorul, invitatul sau modernul “speaker” de la evenimentele de azi. Tema evenimentului trebuie sa fie una de interes pentru publicul tinta, iar speaker-ul chiar trebuie sa aiba ceva interesant de spus, ceva nou, util, pentru cei din sala. Cu cat este mai cunoscut speakerul, cu atat cresc sansele de participare ridicata. Daca nu este cunoscut, descrierea acestuia trebuie sa fie foarte atent facuta, sa creasca interesul si credibilitatea sa.
- Sala, specificatii tehnice si catering
Bun, ati ales tema si speaker-ul sau speaker-ii. Acum trebuie sa alegei locul, sala in care sa se desfasoare evenimentul. Observati ca am evitat cuvantul “locatie”, foarte intalnit de altfel, dar care este un “false friend”, adica termenul “locatie” din limba romana suna foarte aproape de “location” din limba engleza, dar are un alt sens, acela de chirie si nu de spatiu inchiriat.
In fine, indiferent de termenul folosit, sala evenimentului trebuie sa fie una accesibila publicului tinta. Ceea ce inseamna ca trebuie sa aiba si parcare (de preferat gratuita pentru participantii la eveniment; daca nu este gratuita, trebuie sa negociezi din start ca in pachetul de inchiriere a salii sa intre un cupon de parcare gratuita pentru fiecare participant, chit ca acoperi tu ca si organizator costurile de parcare), dar si mijloace de transport in comun in apropiere, in cazul in care nu toti participantii sunt posesori de autoturisme. Sala trebuie sa fie potrivita tematicii evenimentului – nu alegeti un salon de nunti, amenajat ca atare, cu volanase si paiete, pentru un seminar de business, spre exemplu. Sa aiba sistem de sonorizare, traducere simultana sau video proiectie, in functie de necesitati. Nu exista si e nevoie, se achizitioneaza separate de la furnizori specializati. De asemenea, este recomandat ca sala sa aiba un antreu, un hol, unde sa fie amenajate zona de primire (insriere a invitatilor) si mesele pentru cafea, ceai si apa si mici gustari.
Tot de la proprietarii salii (mai ales daca e hotel) puteti achizitiona si partea de catering, ca tot vorbeam de bauturi si gustari. Aveti grija la acest capitol. Este exact ca atunci cand inviti cativa prieteni pe la tine – nu pleci de la premisa ca fiecare va veni cu sticla de apa sau doza de bere in buzunar. Daca evenimentul are loc dimineata (si nu numai), primeste-ti publicul cu apa, ceai si cafea. Chiar daca evenimentul are prevazuta o pauza de cafea ulterior, sunt invitati care pot ajunge si cu jumatate de ora mai devreme, poate nu au avut timp sa bea cafeaua de dimineata pentru ca s-au grabit sa nu intarzie la evenimentul tau. Nu-ti primi publicul platitor sau nu doar cu un tabel de prezenta!
Referitor la pauza de cafea, gandeste-te ca este posibil ca toti cei prezenti sa doreasca o cafea, nu doar apa, si fa un calcul – cat dureaza pauza, cati participant sunt si vezi cam cate aparate de cafea ar fi necesare, daca fiecare participant ar avea nevoie de minimum 30 de secunde pentru a-si lua cafeaua. Chiar daca acest serviciu te costa cativa euro suplimentar, un eveniment tine foarte mult de imaginea ta ca organizator sau gazda. Fiecare detaliu aparent nesemnificativ cantareste destul de mult in succesul evenimentului tau.
Povestesc acum despre pauzele de cafea pentru ca acestea intra de multe ori in contractul de inchiriere.
La fel si pauza de pranz, daca evenimentul se intinde pe durata unei zile intregi. Pranzul poate fi asigurat de organizatori (si asa ar fi frumos, mai ales daca evenimentul este cu taxa) si atunci este recomandat sa fie sub forma de bufet suedez, dar poate fi si exclus din oferta evenimentului, mai ales daca evenimentul este constituit de fapt din doua evenimente de sine statatoare cu public variabil. In acest caz, in aceasi incinta sau in apropiere trebuie sa exista o sursa pentru asigurarea mesei de pranz. Ceea ce nu inseamna ca trebuie sa goliti mesele din antreu. Poate sunt persoane care nu vor sau nu pot sa serveasca masa de pranz la restaurant. Sau poate sunt invitati care sosesc doar pentru a doua parte a evenimentului. Plus ca nu arata deloc bine sa vezi mese cu zeci de pahare si cesti si fara nicio sursa de apa sau cafea. Cat credeti ca se va consuma in acea pauza in care oricum majoritatea vor merge sa serveasca pranzul, mai ales ca e si moment de networking?
- Pregatirea speaker-ului
Ok. Am stabilit sala, am setat pauzele si consumatia din aceste pauze, suntem multumiti de pretul obtinut, mergem mai departe.
Evenimentul este anuntat deja. Sunt si inscrieri. Avem certitudinea ca vom avea acel eveniment, asa ca ne intoarcem la speaker si participanti.
Speaker-ul trebuie sa stie dinaintea evenimentului ce asteptari avem de la el. Putem sa isi si prezentam niste idei, variante de abordare a temei – bineinteles, in functie de deschiderea acestuia.
Daca speaker-ul nu are foarte mare experienta, se recomanda pregatirea acestuia, simularea unui eveniment in care speaker-ul sa isi tina discursul sau macar sa puncteze ideile principale (in cazul in care discursul e foarte lung) si sa raspunda la cateva intrebari.
Daca vorbim de un speaker cu experienta, cu discurs pregatit si utilizat in repetate randuri, discutia privind abordarea temei nu mai are sens.
Dar speakerul trebuie sa stie din timp care este agenda evenimentului – orele la care ne-am propus sa avem pauzele, sesiunea de intrebari sau de autografe. Speakerul trebuie sa stie ce sistem de proiectie exista si ce necesitati tehnice se impun (exemplu: laptop cu iesire hdmi sau alt tip). Indicat ar fi sa se si faca o proba cu o zi inainte, sa se obisnuiasca si speaker-ul respectiv cu sala, cu tipul de microfon sau cu modalitatea in care apar imaginile pe ecranul de proiectie – recomandata ar fi o telecomanda. Important e sa te asiguri ca nu o sa ai prea multe surprize care sa te incurce in buna desfasurare a evenimentului.
- Materiale aditionale
Primul lucru care imi vine in minte cand vine vorba de materialele necesare unui eveniment (dincolo de invitatie, ca oricum astazi invitatia nu mai este tiparita) este mapa evenimentului. Repete – mapa evenimentului. Mapa este a evenimentului, nu a partenerilor de eveniment.
Acest lucru inseamna ca mapa aceasta trebuie sa contina in primul rand materiale despre eveniment – agenda evenimentului, cateva date despre speaker (oricat de cunoscut ar fi el). In mapa putem adauga si materiale informative si promotionale de la parteneri, dar mapa nu trebuie niciodata sa aiba exclusiv materiale de la paterneri. Daca nu ai informatii de pus in mapa, mai bine nu faci mapa. Iar daca trebuie neaparat sa ai mapa pentru ca le-ai promis partenerilor logo pe mapa evenimentului, fabrica niste informatii despre eveniment – macar agenda si profilul speaker-ului, pe care oricum le-ai facut publice atunci cand ai anuntat evenimentul.
Si inca ceva. Daca toti ai promis partenerilor logo si pliante pe si in mapa, incearca sa nu uiti vreun partener. Vei avea surpriza ca fix partenerul acela sa isi trimita un reprezentant la eveniment care sa si fie atent la ce exista in mapa respectiva.
In mapa pot fi si cateva coli albe si un pix (cel mai ieftin, daca nu ai buget si nici vreun partener darnic), pentru cei care au uitat sa vina cu o agenda, dar ar vrea sa noteze informatiile care li se par interesante.
Tot de la parteneri vei avea cel mai probabil si materiale de expunere, gen roll-up. Mare grija la asezarea in sala a acelor roll-up-uri. Grija la importanta lor – valorica sau de asociere.
Si nu uita ca ai nevoie si de un material de expunere pentru propriul eveniment – roll-up, spider sau alta forma. Participantii la eveniment nu au venit la o intalnire de diferiti parteneri, ci la evenimentul tau, asa ca imaginea lui trebuie sa fie prima vizibila, in centrul atentiei. Daca nu ai buget pentru acest material, dar ai proiectie video, macar la inceputul evenimentului si in pauze, pe ecran sa apara un banner digital al evenimentului (chiar si cu logo-urile partenerilor).
La intrarea in sala poate fi de asemenea un afis al evenimentului. Este important si pentru identificarea in spatiu a salii in care se desfasoara evenimentul. Tot cu acest scop sunt foarte utile “directionalele”, acele mici afise (pot fi niste coli A4 printate cu text simplu) care iti arata in ce directie este sala evenimentului (nume eveniment si sageata).
In incheiere, va (re)amintesc ca si organizatorii au nevoie de loc in sala, de preferat pe primul rand, pentru a fi de ajutor la nevoie speaker-ului, si rezervat in prealabil. Daca nu vreti sa ridicati de pe scaune participantii din primul rand, sa aveti unde sta.
Si, dupa eveniment, in aceeasi zi sau in ziua urmatoare, trimite participantilor un mesaj de multumire ca au fost acolo si ca ii astepti si la urmatorul eveniment. Ai mai multe sanse sa ii revezi.
0 comments